Googleのワープロや表計算、スライドを作るアプリを使うときのファイルの管理について・・・Googleドライブ概要

Googleのサービスで作ったファイルを管理するアプリである、Googleドライブの概要を説明します。

Googleドライブは、Googleアカウントごとにインターネット上に与えられた記憶領域です・・・と言われてもわかりづらいので、説明してみることにしました。

【目次】
1.GoogleドライブとWindowsのエクスプローラーで似ているところ
1.1.保存するファイルの種類:エクスプローラー VS Googleドライブ
1.2.起動方法:エクスプローラー VS Googleドライブ
1.3.ファイルとフォルダ:エクスプローラー VS Googleドライブ
2. Googleドライブとエクスプローラーで異なるところ
2.1.GoogleドライブはGoogleアカウントを作ったらもらえるインターネット上の記憶領域
2.2.Googleドライブにアクセスするときは事前にGoogleアカウントでログインすることが必要
3. Googleドライブの記憶領域の使用量について
4.Googleドライブとエクスプローラーのファイルの交換:アップロードとダウンロード
4.1.Googleドライブに、Googleのサービス以外のアプリで作成したファイルを保存・・・アップロード
4.2.エクスプローラーに、Googleのサービスで作成したファイルを保存・・・ダウンロード
5.まとめ

1.GoogleドライブとWindowsのエクスプローラーで似ているところ

Googleドライブと似たアプリに、Windowsのエクスプローラーがあります。
まず、始めに、この2つのアプリを対比させて、少し説明してみたいと思います。

1.1.保存するファイルの種類:エクスプローラー VS Googleドライブ

Windowsのエクスプローラーは、Windowsのコンピューターのファイルを管理するアプリです。
Googleドライブも、エクスプローラーと同様、Googleのサービスで作るファイルを管理するアプリです。

Windowsのエクスプローラーは、特定の記憶領域に保存された、Microsoft Wordなどのワープロアプリで作る文書ファイルや、Microsoft Excelなどの表計算アプリで作る表やグラフのファイル、Microsoft PowerPointなどのプレゼンテーションアプリで作るスライドなどのファイルを、管理するためのアプリです。
Googleドライブも、エクスプローラーと同様、特定の記憶領域に保存された、GoogleのワープロアプリのGoogleドキュメントで作る文書ファイルや、表計算アプリのGoogleスプレッドシートで作る表やグラフのファイル、プレゼンテーションアプリのGoogleスライドなどで作るスライドなどのファイルを、管理するためのアプリです。

なお、ここで言う、管理とは、保存したり、ファイルをいくつかまとめてグループ化したり、分類して探しやすく置いたり、削除したり、他のユーザー(Googleアカウント)などと共有したりすることを意味します。

1.2.起動方法:エクスプローラー VS Googleドライブ

エクスプローラーの起動方法

Windowsのエクスプローラーを起動するには、キーボード上の窓のマークのWindowsキーを押すか、または、画面左下の窓のマークのWindowsのスタートボタンをクリックし、[Windows システムツール]をクリックし、[エクスプローラー]をクリックします。


Googleドライブの起動方法

事前に、Googleアカウントを作成しているものとします。
お好きなブラウザアプリの1つを開き、Googleアカウントでログインします。

なお、Googleアカウントの作成方法とログイン方法の詳細を確認したい方は、こちらのブログ記事「Googleアカウントを持つ意味と作成方法とログイン方法」をご参照ください。

以下は、Google ChromeでGoogleアカウントにログインした後の、google.co.jpの画面の図です。

次に、ログイン直後のブラウザの右上に表示される3×3の9つの点のマークをクリックし、表示されたマークのリストの中から、必要ならスクロールするなどして、三角形の図の下に[ドライブ]と書かれたGoogleドライブのマークを探し、見つけたらクリックして起動します。

1.3.ファイルとフォルダ:エクスプローラー VS Googleドライブ

Windowsのエクスプローラーは、記憶領域の中のファイルを、フォルダというリストを使って、階層構造に整理して、管理します。
1つのフォルダは、そのフォルダが直接管理しているファイルとフォルダだけをリストに持つことで、先頭のフォルダから順にフォルダを辿っていけば、どのフォルダのどのファイルにでも到達できる仕組みになっています。

Googleドライブも、エクスプローラーと同様、記憶領域の中のファイルを、フォルダというリストを使って、階層構造に整理して、管理します。

ちなみに、Googleドライブの階層構造の一番上にあるフォルダは、[マイドライブ]フォルダという名称で決まっています。

保存するフォルダを決めから Googleのサービスを指定してファイルを新規作成

Windowsのエクスプローラーでは、あるフォルダに移動してその中のファイルとフォルダを表示し、そのフォルダ上でファイルやフォルダを新規作成したり、そこにあるファイルやフォルダを削除したり、移動したり、コピーしたりすることができます。
フォルダ間の移動は、現在表示されているフォルダをダブルクリックすることを繰り返して行います。

Googleドライブでも、エクスプローラーと同様、あるフォルダに移動してその中のファイルとフォルダを表示し、そのフォルダ上でファイルやフォルダを新規作成したり、そこにあるファイルやフォルダを削除したり、移動したり、コピーしたりすることができます。
フォルダ間の移動も、エクスプローラと同様、現在表示されているフォルダをダブルクリックすることを繰り返して行います。

Googleドライブの、あるフォルダで、その下にファイルを新規作成するには、次の2つの方法があります。

今回は、[マイドライブ]フォルダの下にまだ何もない状態を例に、[マイドライブ]フォルダの下に作成方法1つめの[新規]ボタンを使う方法でGoogle ドキュメントのファイルを1つ、次に作成方法2つめの右クリックを使う方法でとGoogleスプレッドシートのファイルを1つ、作ってみたいと思います。

〇[新規]ボタン

[マイドライブ]フォルダを基点にして、自分が表示したいフォルダまで、フォルダをダブルクリックすることを繰り返して移動します。

ファイルを新規に作りたいフォルダに移動ができたら(下に示す例では、[マイドライブ]フォルダの下にファイルを作るので、フォルダを移動していません)、Googleドライブの画面左上の楕円型をした[新規]ボタンをクリックします。

表示されたリストの中から、自分が作りたいものをクリックします。

例えば、[Googleドキュメント]にマウスカーソルを合わせてクリックします。

すると、Googleドライブを開いているタブはそのままで、その横にもう1つ新しいタブが開き、そこにGoogleドキュメントが起動され、適当な名前(「無題のドキュメント」)で中身は空のファイルができています。

「こんにちは」と文字を打ってみます。

Googleドキュメントのファイルは一旦、そのままにして、左のGoogleドライブのタブをクリックして、Googleドライブを表示します。

[マイドライブ]フォルダに[無題のドキュメント]という名の、文書ファイルができあがっていることが確認できます。

なお、[マイドライブ]フォルダの下に今作ったGoogleドキュメントのファイルが表示されない方は、一文字でもファイルの中に入力したかどうかを確認してください。
それでも表示されない場合は、[マイドライブ]フォルダのページを更新するために、画面左上のクルッと回った矢印をクリックすると、表示されます。

〇右クリック

[マイドライブ]フォルダを基点にして、自分が表示したいフォルダまで、フォルダをダブルクリックすることを繰り返して移動します。

ファイルを新規に作りたいフォルダに移動ができたら(下に示す例では、[マイドライブ]フォルダの下にファイルを作るので、フォルダを移動していません)、そこで、右クリックします。

表示されたリストの中から、自分が作りたいものをクリックします。

例えば、[Googleスプレッドシート]にマウスカーソルを合わせてクリックします。

すると、Googleドライブを開いているタブはそのままで、その横にもう1つ新しいタブが開き、そこにGoogleスプレッドシートが起動されていて、適当な名前(「無題のスプレッドシート」)で中身は空のファイルができています。

適当なセルの中に、「123」と数字を入力してみます。

Googleスプレッドシートのファイルは一旦、そのままにして、左のGoogleドライブのタブをクリックして、Googleドライブを表示します。

[マイドライブ]フォルダに[無題のスプレッドシート]という名の、表のファイルができあがっていることが確認できます。

なお、[マイドライブ]フォルダの下に今作ったGoogleスプレッドシートのファイルが表示されない方は、1つのセルに一文字でも入力して、エンターキーを押してセルの入力を確定したかどうか確認してください。
それでもGoogleドライブにGoogleドキュメントのファイルが表示されない場合は、[マイドライブ]フォルダのページを更新するために、画面左上のクルッと回った矢印をクリックすると、表示されます。

Googleドライブは[マイドライブ]フォルダが基点

先に説明した通り、Googleドライブの階層構造の一番上にあるフォルダは、[マイドライブ]フォルダです。

フォルダはフォルダの下に自由に作れる

基点である[マイドライブ]フォルダの下には、フォルダもファイルも複数作ることができます。

さらに、作った各フォルダの下にも、フォルダとファイルを複数作ることができます。

Googleドライブの、あるフォルダにおいて、その下にフォルダを新規作成するには、次の2つの方法があります。

〇[新規]ボタン

[マイドライブ]フォルダを基点にして、自分が表示したいフォルダまで、フォルダをダブルクリックすることを繰り返して移動します。

フォルダを新規に作りたいフォルダに移動ができたら(下に示す例では、[マイドライブ]フォルダの下にファイルを作るので、フォルダを移動していません)、Googleドライブの画面左上の楕円型をした[新規]ボタンをクリックします。

表示されたリストの中から、[フォルダ]をクリックします。

[新しいフォルダ]ウィンドウが、作成するフォルダにつける名前を入力する欄に[無題のフォルダ]とデフォルトの文字列が入った状態で表示されます。

ここで作成するフォルダにつけたい名前を入力し直し(今回はこのままの文字列で)、[作成]ボタンをクリックします。

すると、このフォルダ(上図では[マイドライブ]フォルダ)の下に、新たにフォルダ(上図では[無題のフォルダ]フォルダ)ができあがります。

〇右クリック

[マイドライブ]フォルダを基点にして、自分が表示したいフォルダまで、フォルダをダブルクリックすることを繰り返して移動します。

フォルダを新規に作りたいフォルダに移動ができたら(下に示す例では、[マイドライブ]フォルダの下にファイルを作るので、フォルダを移動していません)、右クリックします。

表示されたリストの中から、[新しいフォルダ]をクリックします。

[新しいフォルダ]ウィンドウが、作成するフォルダにつける名前を入力する欄に[無題のフォルダ]とデフォルトの文字列が入った状態で表示されます。

ここで作成するフォルダにつけたい名前を入力し直し(今回は[無題のフォルダ2]と入力し直して)、[作成]ボタンをクリックします。

すると、このフォルダ(上図では[マイドライブ]フォルダ)の下に、新たにフォルダ(上図では[無題のフォルダ2]フォルダ)ができあがります。

2. Googleドライブとエクスプローラーで異なるところ

2.1.GoogleドライブはGoogleアカウントを作ったらもらえるインターネット上の記憶領域

エクスプローラーとGoogleドライブは、もちろん、違いがあり、その違いがそれぞれの特徴になります。

Windowsのエクスプローラーの記憶領域は、コンピューター内の記憶装置を中心とした記憶領域です。

Windowsのエクスプローラーでは、コンピューターに内蔵されているハードディスク上の記憶領域を中心に、コンピューターに外付けしたハードディスク、一次的につなげたUSBなどの記憶装置、Bluetoothやネットワークでそのときどきに有線や無線でつなげた装置類などへのアクセスを実現し、それぞれでフォルダを作ったりもしながら、ファイルを新規作成したり、ファイルをコピーしたり移動したり削除したりして、ファイルを管理します。

一方、Googleドライブの記憶領域は、Googleアカウントと呼ばれるGoogleのユーザー登録時に割り当てられる、15GBまで無料で利用できるのインターネット上の記憶領域です。

2.2.Googleドライブにアクセスするときは事前にGoogleアカウントでログインすることが必要

Googleドライブは、Googleのサービス、言い換えれば、Googleのアプリの1つであり、同時に、Googleのサービスを利用して作成するファイルの保存場所となるインターネット上の記憶領域を指す言葉でもあります。

Googleのサービスでファイルを作っているとき Googleドライブ上に随時自動保存される

インターネット上のそれぞれのGoogleアカウントと紐づいたGoogleドライブに、そのアカウントが作るファイルを保存する必要がありますが、ファイルを作成するGoogleのサービスには、明示的に保存を命令する機能が付いていません。

Googleのサービスで作成するファイルは、作成中に随時、自分のGoogleアカウントと対応する自分のインターネット上の記憶領域であるGoogleドライブ内に、自動保存されます。

Googleのサービスでファイルを作る前に Googleアカウントでログインする

そのため、Googleのサービスでファイルを作成しようと思ったら、大前提としてGoogleアカウントが作成済みである必要があり、また、毎回ファイルの作成の前には、そのGoogleアカウントでログインしている必要があります。

Googleのサービスのファイルを作る前にファイルを保存したいフォルダに移動

その上で、Googleドライブでファイルを新規作成するときは、ファイルを保存する予定のフォルダにGoogleドライブ上で移動してから、ファイルの作成を始めます。

例えば(Googleアカウントを持っていて、そのアカウントでログイン済みで、Googleドライブをすでに開いていて、[マイドライブ]フォルダを表示中に)、先ほど作ったフォルダである、[マイドライブ]フォルダの下の[無題のフォルダ2]フォルダの下に、Googleドキュメントで1つ[無題のドキュメント]という名前のファイルを作ってみます。

[マイドライブ]フォルダの中で表示されている[無題のフォルダ2]フォルダをダブルクリックして、その位置を表示します。

この状態で、画面左上の[新規]ボタンをクリックするか、フォルダの絵のあるところあたりで右クリックして、表示されるリストで[Googleドキュメント]をクリックします。

以下は後者で操作している例です。

Googleドキュメントが起動されるので、「こんばんは」と入力します。

画面左上のGoogleドライブのタブをクリックして、作ったGoogleドライブのファイルがどこにできているか確認します。

[マイドライブ]フォルダの下の[無題のフォルダ2]フォルダの下に[無題のドキュメント]ファイルが1つできあがったことがわかります。

Googleのサービスのファイルの作成の終了はブラウザのタブを閉じるだけ

前に説明した通り、Googleのサービスで作成するファイルは、作成中に随時、自分のGoogleアカウントと対応する自分のインターネット上の記憶領域であるGoogleドライブ内に、自動保存されます。

そのため、Googleのサービスはいつ終了しても問題なく、ブラウザのタブが閉じられると終了します。

3.Googleドライブの記憶領域の使用量について

1アカウントにつき15GBまでインターネット上の記憶領域を無償で使える

Googleアカウントを作成するとき、1アカウントにつき、インターネット上に15GB(ギガバイト)まで無料で利用できるGoogleドライブが、Googleから与えられます。

有料で記憶領域を拡張できる

15GBを超える利用も、有料で可能です。

Googleドライブの記憶領域の使用量の計算方法1・・・Googleのサービスで作成したファイルの使用量は0

Googleドライブの記憶領域の使用量の計算では、Googleのサービス、例えば、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなどで作ったファイルの記憶領域の使用量は0としてカウントされます。

Googleドライブの記憶領域の使用量の計算方法2・・・写真や動画も0となる保存方法がある

写真や動画も、Googleが規定するサイズと方法で保存する場合は、やはり使用量は0としてカウントされます。

4.Googleドライブとエクスプローラーのファイルの交換:アップロードとダウンロード

4.1.Googleドライブに、Googleのサービス以外のアプリで作成したファイルを保存・・・アップロード

Googleドライブには、別の企業が開発したアプリで作ったファイル、例えば、MicrosoftのWordやExcel、PowerPoint、AdobeのPDF、その他どんなファイルでも、[アップロード]という操作を行うことで、保存することが可能です。

例えば、Windowsの[デスクトップ]フォルダにMicrosoft Wordで作成した[こんにちは.docx]というファイルがあるとします。

Windowsのエクスプローラーで表示すると、このような感じになります。

このファイルを先ほどのGoogleドライブの[マイドライブ]フォルダに保存したいと思います。

まず、[マイドライブ]フォルダの内容を表示するために、Googleドライブの[マイドライブ]と書かれたところならどこでも構わないので、ダブルクリックします。

このフォルダの下に、エクスプローラーの[デスクトップ]フォルダの下の[こんにちは.docx]ファイルをアップロードして保存します。

アップロードは、新規のファイルを作成するときと同じ手順であり、方法は2つあって、1つは画面左上の[新規]ボタンから行う方法、もう1つはファイルやフォルダの図が表示されているあたりの、ファイルやフォルダの図がない部分の上で右クリックしてから行う方法です。
今回は、前者の[新規]ボタンから操作する例です。

画面左上の[新規]ボタンをクリックして、[ファイルのアップロード]をクリックします。

[開く]ウィンドウが表示されるので、[デスクトップ]フォルダをダブルクリックして、その内容を表示し、[こんにちは.docx]ファイルをクリックして選択し、[開く]ボタンをクリックします。

途中、アップロード中であることがメッセージで表示されます。

完了のメッセージの表示と同時に、[マイドライブ]フォルダの中に1つのファイルとしても表示されます。

完了のメッセージは、右上の×印をクリックして閉じます。

エクスプローラーに保存されている、あるフォルダ以下すべてをまとめて[アップロード]することも可能です。

なお、別の企業のアプリで作ったファイルのサイズは、そのままのサイズが記憶領域の使用量としてカウントされます。

4.2.エクスプローラーに、Googleのサービスで作成したファイルを保存・・・ダウンロード

Googleドライブにあるファイルを、エクスプローラーにダウンロードして保存できます。

例えば、Googleドライブの[マイドライブ]フォルダにGoogleドキュメントで先ほど作成した[無題のドキュメント]ファイルがあります。

Googleドライブの[マイドライブ]フォルダから、このファイルをダブルクリックして開くと、次のように「こんにちは」とだけ書かれた中身になっています。

このファイルを、エクスプローラーにダウンロードして保存します。

画面左上のGoogleドライブのタブをクリックして表示します。

[無題のドキュメント]ファイルの名前の上あたりで右クリックし、表示された中の[ダウンロード]をクリックして選択します。

[Wordに変換しています]というメッセージが途中表示され、画面下の部分に、ダウンロードされたファイルの情報が表示されます。

この機能では、使用しているブラウザのダウンロードの機能が使われています。

ちなみに、私が使用しているのはGoogle Chromeというブラウザで、そのダウンロードの設定を全く変えずに、すなわち、デフォルトの状態で使用しています。

Google Chromeのダウンロードファイルの保存先は、デフォルトの状態ではWindowsの[ダウンロード]フォルダに自動で保存される設定になっています。

なお、Google Chromeのダウンロードファイルの保存先に関して調整をしたい方は、IT企画研究所のYouTube動画「Microsoft Edgeのダウンロードの保存先」を、Microsoft Edgeのダウンロードの保存先に関しては、同「Google Chromeのダウンロードの保存先」をご参照ください。

そこで、Windowsのエクスプローラーで[ダウンロード]フォルダを表示して確認します。

確かに、[無題のドキュメント]という名のファイルがあります。

ただ、オリジナルはGoogleドキュメントのファイルで、中身は「こんにちは」という文字列でした。

ここにあるのは、拡張子が「.docx」なので、Microsoft Wordのファイルです。

先ほど、ダウンロード中に「Wordに変換しています」というメッセージが出たとおり、変換されたものがダウンロードされていることがわかりました。

では、このファイルをダブルクリックして、Wordで開いて見ます。

このように、変換されてできあがります。

5.まとめ

Googleドライブは、Googleのサービスで作成するファイルやフォルダを保存し管理する、インターネット上の記憶領域で、Googleアカウントを作成すると無料で15GBまで利用できるようになるものです。

コンピューターやタブレットでGoogleドライブを使うには、インターネットの利用が可能な状況下で、ホームページ閲覧アプリ(別名、ブラウザ)上で利用します。

また、Googleドライブを使用するときには、Googleアカウントを作成済みであることはもちろん、Googleアカウントでログインが済んでいる必要もあります。

Googleドライブは、起動した後の使い方や役割としては、Windowsのエクスプローラーと似た部分もある、ファイル管理アプリです。

Googleドライブで1Googleアカウントが利用できる無料の記憶容量は15GBまでですが、Googleのサービスで作成したファイルのサイズを0とカウントすることなどから、特に個人利用では、Googleのサービスのファイルを中心に利用すれば、充分過ぎるほどの容量と言えます。

ちなみに、1人が複数のGoogleアカウントを作成することも可能なので、個人利用に限れば、容量不足になることは、あまりないのではないでしょうか。

今回ご紹介した機能以外にも、Googleドライブでは、ファイルやフォルダのコピーや移動、削除などの編集、さらに、他のGoogleアカウントとファイルやフォルダの共有などができます。

これらの個々の機能については、別途詳細にご紹介していく予定です。

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